Airbnbのチェックインとチェックアウトのベストプラクティスについて

これからairbnbで民泊経営を始めたいならば、チェックインとチェックアウトの時間を決めることは大切です。ベストな設定にすることによって、ゲストの満足度を高めることができます。本記事では、airbnbのチェックインとチェックアウトのベストプラクティスについて紹介しましょう。

Airbnbのチェックインとチェックアウト

Airbnbではホストとゲストがやり取りをして民泊サービスを提供することができます。その際に、airbnbは単に仲介しているだけであり、細かな点については基本的にホストとゲストが話し合いをして決めることになります。したがって、チェックインやチェックアウトの時間帯、鍵の受け渡しの方法といったことは、すべて自由に設定できるのです。Airbnbでは、オンライン上でチェックインやチェックアウトをする機能を用意していません。したがって、airbnbを頼りにせず、ホストがしっかりと準備する必要があります。

チェックインをスムーズに進めるためには、しっかりとゲストとコミュニケーションを取ることが必須です。事前に細かな部分について決めておかないと、当日にゲストは困ってしまいます。Airbnbのサイト上でメッセージスレッドを利用してやり取りをすることができます。これによって、やり取りの内容はすべて記録されるため、後でトラブルが起きたとしても、airbnbに対して事実関係をはっきりとチェックしてもらうことが可能です。事前に到着予定時刻や連絡先などの情報をサイト上でやり取りしておくことが大切です。チェックインの際には、直接ゲストに鍵を渡すというケースが多いです。ただし、事前に鍵を郵送しておく方法や、最近ではスマートロックデバイスを活用した鍵の受け渡しが行われ始めています。鍵の渡し方は自由に決めることができるのですが、トラブルを避けるためにきちんとルールを決めておくことが大切です。

たとえば、セルフチェックインを行うケースがあります。この場合は、事前に決めたチェックインの時刻以降であれば、ゲストが自由に入室できるという制度です。鍵の受け渡しをしっかりと行えば、ゲストはチェックインの時刻に縛られずメリットを感じやすいでしょう。

チェックアウトに関してはチェックインと比較するとあまりトラブルが発生する可能性は低いです。ホストがチェックアウトにまでしっかりと立ち会うというケースもあまりありません。きちんと鍵を返してもらい、戸締まりをしっかりと行ってもらえば、問題は起きないでしょう。ただし、チェックアウト時刻はしっかりと決めておくことが大切です。

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チェックインとチェックアウトのおすすめ時間

Airbnbで民泊運営する際には、チェックインとチェックアウトの時間を自由に決めることができます。そこで、できるだけゲストに好まれる時間帯に設定することをおすすめします。基本的には一般のホテルと同じような時間帯に設定するとよいでしょう。そのほうが、ゲストにとってはホテルと同じ感覚で利用することができて便利だからです。チェックインはできるだけ早い時間に設定しておいたほうが喜ばれます。ただし、チェックアウトの時間や、部屋を清掃するなど準備のための時間も考慮しておく必要があります。そのため、14時程度に設定しておくとよいでしょう。これならば、14時に一度チェックインして荷物を部屋に置いてから、ゲストが自由に観光に出かけることができます。

ただし、チェックインについては、いつまで受け付けるのか決めておくことも大切です。たとえば、普通のホテルの場合は0時などでチェックインを打ち切るというケースがあります。セルフチェックインに対応する場合には深夜のチェックインを認めることも可能です。しかし、ホストが直接ゲストに対応して鍵を受け渡すような場合には、真夜中のチェックインは難しくなるでしょう。

チェックアウトの時間は逆に遅く設定しておいたほうが、ゲストは朝に慌てる必要がなくなります。10時や11時程度に設定しておくとよいでしょう。このぐらいの時間であれば、朝は早起きせずにのんびりしていたいという人の都合に合わせることができます。

アーリーチェックインの対応

アーリーチェックインとは、あらかじめ定められたチェックインの時刻よりも早くチェックインを済ませることです。Airbnbでは、ホストがゲストとやり取りをすることでさまざまな取り決めをします。チェックインの時刻などについても自由に決めることが可能です。したがって、アーリーチェックインを望むゲストがいたとして、それを認めたとしても問題ありません。ホストが自分で判断をして、アーリーチェックインを受け付けるか決めることができます。ゲストのなかには早めにチェックインしたいという人がいるものです。事前にアーリーチェックインを望む人もいれば、当日になって早めにチェックインできるかとメッセージで確認を取ろうとする人もいます。なかには、事前に予告もなくチェックインの予定時刻よりもまえに部屋に来てしまうケースもあるのです。

アーリーチェックインに関するメッセージが届いているならば、迅速に返事を出しましょう。この場合、部屋の準備がすでに整っているならば、受け付けたほうがよいです。アーリーチェックインに対応することで、ゲストはあなたを高く評価してくれます。ただし、まだ部屋の準備が整っていないならば、待たせることになります。そのときには、都合の良い時刻を伝えておきましょう。また、ホストの都合でどうしてもアーリーチェックインを認められないこともあるでしょう。そのときには、対応できないことをしっかりと伝えるべきです。また、メッセージ中には本来のチェックイン予定の時刻をきちんと記載しておきましょう。

日本人は時間に厳しいため、チェックイン予定時刻をきちんと守ることがマナーとされていて、アーリーチェックインを要求するようなことはあまりありません。ルールとして時刻が決まっているならば、それは変えることができないものであり、きちんと守るべきと考えるからです。しかし、民泊を利用する人は外国人が多いです。外国人のなかには、日本人の常識では考えられないようなことをする人はたくさんいます。チェックインについても、時刻が決められているからといって、それが絶対的なものだとは考えない人も多いです。そのため、日本人を相手にするよりもアーリーチェックインを求める人はたくさんいるかもしれません。そこで、アーリーチェックインへの対応をどうするべきか決めておくことは大切です。

たとえば、前日にアーリーチェックインすることを要求される場合もあります。この場合は、そもそも部屋が空いていないケースもあるでしょう。部屋が空いていて、前日から宿泊したいと要求されたならば、宿泊費をもらって対応するか断るか決める必要があります。あるいは、前日から荷物だけを置かせてくれと頼まれるケースもあります。さまざまなケースを事前に想定しておいて、細かなことを決めておくとよいです。ただし、事前に想定できない事態が起きることもあるため、そのときには臨機応変に対応しましょう。

チェックインガイド導入の重要性

Airbnbは、それぞれの部屋ごとにチェックインの方法などは異なっています。そのため、きちんと案内しないとゲストがパニックになってしまう可能性があります。何度も質問されてホストが対応に追われてしまうケースは少なくありません。それでは負担が大きくなってしまい、ストレスも溜まってしまうでしょう。ゲストの満足度を下げてしまうことも考えられます。そこで、airbnbではチェックインガイドという機能を用意しています。項目を埋めていくことで、チェックインに必要な手順をすべて示すことが可能です。これによって、チェックインの手順を細かく説明する手間を省くことができ、よほどのトラブルがなければゲストはスムーズにチェックインを済ませられるようになります。

チェックインガイドを一度作成して保存しておけば、それぞれのゲストに簡単にチェックインの手順を送ることができます。毎回、手順を説明する文書を作成する手間を省くことができます。チェックインガイドは、後で写真を追加することも可能です。もとの内容では説明が不十分であると感じれば、後で編集をして、もっとわかりやすい内容にすることができます。たとえば、写真によって、物件の場所をわかりやすく説明することが可能です。キーボックスがどこにあるのかも、写真を使って説明すれば理解してもらいやすいでしょう。日本語のわからない人に対して視覚的に説明できるため便利です。外国からのゲストが露頭に迷ってしまうことを防げます。

チェックインガイドにはリマインドの機能があります。直前になって自動配信されるため、ゲストがチェックインガイドの存在を忘れるというケースを避けられるのです。スマホのアプリによって、常時参照できるようになっているため、ネットにつながらない状況でもチェックインガイドを確認してもらえます。また、アプリを持っていない人に対しては、ガイドブックのURLを伝えることができ、URLからガイドを参照してもらうことが可能です。このようにチェックインガイドの機能は大きなメリットがあるため、まだ活用していない人はすぐにでも導入しましょう。

チェックインガイドはairbnbのアプリから設定できます。リスティングにアクセスして、そこから「ゲストの必読」を選び、「チェックイン手順」をタップします。そこから、入室方法やチェックイン手順を作成します。写真をアップロードすることもできるため、説明に必要な写真をあらかじめ用意しておきましょう。写真にはキャプションを補足することもできます。写真を見るだけではわかりにくい点を補足しておきましょう。最後にプレビューをして細かな部分をチェックして公開してください。チェックインガイドは予約済みのゲストにのみ公開されるものです。一般公開されるわけではないため、その点は安心しましょう。

さいごに

airbnbで民泊を始めるならば、チェックインやチェックアウトについて対応の仕方をよく考えておきましょう。その際には、できるだけ利用者のメリットになるような対応をすることが大切です。また、チェックインガイドを積極的に利用するとよいでしょう。

株式会社プレイズでは、住宅宿泊管理業者として豊富な民泊物件管理実績を保有しております。チェックイン業務でお困りの場合には、お気軽に弊社までご相談ください。