民泊のチェックイン業務と注意点について徹底解説

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民泊のチェックイン業務と注意点について徹底解説
民泊の運営業務において最も重要な業務の1つがチェックイン業務です。皆さんはチェックイン業務を適切に実施できていますでしょうか。Googleで「民泊 チェックイン」と検索してもチェックインシステムのページしかヒットしないですから、民泊のチェックイン業務を適切に理解できるコンテンツが少ない気がします。そこで本記事では、民泊のチェックイン業務の概要とチェックイン業務を適切に実行するコツについて説明いたします。

チェックイン業務は超重要!!

民泊でのチェックイン業務はとても重要です。民泊新法でも義務付けられていますし、またゲストのレビューにも直接影響します。

民泊新法で本人確認が義務付けられている

2018年6月に施行された民泊新法(住宅宿泊事業法)では、民泊の利用者の宿泊者名簿を作成することが義務付けられています。

住宅宿泊事業者は、国土交通省令・厚生労働省令で定めるところにより届出住宅その他の国土交通省令・厚生労働省令で定める場所に宿泊者名簿を備え、これに宿泊者の氏名、住所、職業その他の国土交通省令・厚生労働省令で定める事項を記載し、都道府県知事の要求があったときは、これを提出しなければならない。(住宅宿泊事業法 第8条 第1項)

また、施行規則では以下のように定められており、宿泊者が外国人である場合には国籍や旅券番号も控えておく旨記載があります。

法第八条第一項の国土交通省令・厚生労働省令で定める事項は、宿泊者の氏名、住所、職業及び宿泊日のほか、宿泊者が日本国内に住所を有しない外国人であるときは、その国籍及び旅券番号とする。(住宅宿泊事業法施行規則 第7条第3項)

スムーズなチェックイン業務は好レビューに繋がる!!

民泊を運営するうえで、チェックインの円滑さはレビューに直結しますので、非常に重要な業務です。民泊を利用するゲストは普段訪れたことのない土地に到着したらすぐに一旦チェックインして体を休めたいはずです。また、迎え入れるホストとしてもゲストに安心して問題なくチェックインするために神経を研ぎ澄ますはずです。ここで、トラブルが起きてしまうとゲストからのレビューは一気に下がります。

チェックイン業務のフローを理解しよう!!

民泊のチェックイン方法はホテルのチェックインとは異なります。ホテルであれば予約サイトから予約して個人情報の照合までの過程はだいたいどこに行っても同じ方法が求められますが、民泊の場合にはやや異なります。民泊におけるチェックイン業務には、具体的にどのような業務が発生するのでしょうか。また各業務でのポイントを以下に整理してみました。

1. ゲストからの宿泊予約

Airbnbなどの民泊予約サイトから宿泊予約を受けます。この予約情報がチェックインシステムに同期されます。

2. ホストからゲストに対して情報入力フォームを提供

ゲストの予約を受けて、ホストがゲストに対してゲストの個人情報の入力フォームを送付し、情報入力を依頼します。このゲストの情報がのちにホストが必要とする民泊宿泊者名簿の元情報となります。ゲストからするとこの情報入力作業が非常に面倒タスクになるので、ここで離脱するゲストも中には存在します。そのため、ホスト側でゲストが入力しやすいような環境を整える必要があります。

3. ゲスト入力情報から専用QRコードが生成

ゲストが事前に入力したデータを元にチェックインシステムがQRコードを生成し、ゲストに共有されます。このQRコードデータはゲストがチェックインする際に用いられることになります。このQRコードはチェックイン時にゲストに利用してもらうものとなりますので、チェックインの時にすぐに取り出せるように管理するように共有しておくことをオススメしましょう。

4. ゲストが物件に到着しチェックインの実施

ゲストが物件に到着し、チェックインを実施します。この時に事前に入力していたゲスト個人情報データのQRコードをチェックイン専用端末で読み取り、承認を受けます。今ほとんどの民泊予約からチェックインまでの流れは上記のような流れを踏むことになります。

チェックイン業務で気をつけること

実際にチェックイン業務を行う中での注意点について説明します。下記の内容を適切に実施し、宿泊レビューの向上を目指しましょう。

1. 個人情報管理の徹底

チェックイン業務で民泊ホストが扱う個人情報は氏名や電話番号だけでなく、海外旅行者の場合パスポート情報なども管理する必要があります。管理代行会社に依頼している場合は法人としてある程度のガバナンスが整っているはずです。しかし、個人ホストとして業務を行う場合には、この管理が杜撰になりがちです。民泊は、個人で事業ができる一方でかなりセキュリティ対策が求められるため注意しましょう。

個人でホストをしている場合には、最低でも以下は徹底しましょう。

・ゲストの情報をローカル保存しない
・端末、ファイル、ツールのパスワード設定
・印刷したら必ずシュレッダーにかける

2. チェックイン方法を事前にゲストに伝える

ホテルのチェックインオペレーションの場合はだいたいが画一的なため、聞かなくても想像できます。しかし、先述したように民泊のチェックインオペレーションはそれとは異なります。ゲストから予約を受けた段階で必ず自分、もしくは自社がどのようなチェックインオペレーションを採用しているかを伝えるようにしましょう。到着時の対応フローのようなものを事前にPDFで用意しておくのもオススメです。

3. 中国はGoogleが使えないためGoogle Drive以外でファイル共有

民泊ゲストの大半はアジア、特に中国から訪れることが多いです。世界人口の80%以上はGoogleで検索を行いますが、中国では百度などの検索エンジンが利用されます。また国家レベルでGoogle利用のIP制限がかけられているため、VPNを用意しない限り接続できません。

ほとんどの日本人や日本企業はGoogle検索だけでなく、ファイル共有ならGoogle Driveを採用しているはずです。チェックイン情報などをファイルで共有しようとする場合には、Googleアカウントで利用できるツールを極力使わないようにしましょう。

さいごに

本記事では、民泊運営におけるチェックイン業務について記載しました。チェックイン業務はゲストの宿泊レビューに直結するため、慎重に業務を行うようにしましょう。

プレイズでは、民泊管理代行会社として数多くの民泊物件の管理実績を保有しています。本記事で紹介したようなチェックイン業務に関しても多くの運用実績を保有しておりますので、民泊管理業務でお困りの際にはお気軽に弊社までお声がけください。